Dossier de location : contrôler chaque pièce sans se tromper

Bailleur ou agence : comment contrôler chaque pièce d'un dossier de location, quels documents vous avez le droit d'exiger et comment repérer un faux.

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Le problème n'est pas le nombre de pièces, c'est leur cohérence

Un dossier de location falsifié est rarement un dossier bâclé. Les générateurs en ligne produisent aujourd'hui des bulletins de salaire propres, des avis d'imposition crédibles et des attestations d'employeur bien rédigées. Pris isolément, chaque document passe. C'est en les confrontant les uns aux autres que le dossier se défait.

Le réflexe utile n'est donc pas de demander davantage de pièces. En France, la liste de ce que vous pouvez réclamer est limitative, et en sortir est une faute qui vous expose. Le réflexe utile est de vérifier les quatre ou cinq pièces que vous avez le droit d'exiger, chacune avec l'outil qui lui correspond, puis de vérifier qu'elles racontent toutes la même histoire.

Cette page suit cet ordre. D'abord ce que vous pouvez demander, et ce que vous ne pouvez pas. Ensuite, pièce par pièce, le contrôle qui tranche. Enfin les recoupements, qui sont là où les faux tombent.

Ce que vous avez le droit de demander

Le décret du 5 novembre 2015, pris en application de l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989, fixe la liste limitative des pièces exigibles d'un candidat locataire et de sa caution. Tout ce qui n'y figure pas est interdit.

  • Une pièce justifiant de l'identité

    Carte nationale d'identité, passeport, permis de conduire, titre de séjour, avec photographie. Une seule pièce suffit.

  • Un justificatif de domicile actuel

    Trois dernières quittances de loyer, ou attestation du précédent bailleur, ou attestation d'hébergement, ou avis de taxe foncière, ou attestation d'assurance habitation de moins de trois mois.

  • Un justificatif de situation professionnelle

    Contrat de travail ou de stage, ou attestation de l'employeur, ou carte professionnelle, ou certificat d'identification de l'INSEE pour un travailleur indépendant, ou copie de la carte d'étudiant.

  • Des justificatifs de ressources

    Trois derniers bulletins de salaire, ou le dernier ou avant-dernier avis d'imposition, ou justificatif de versement des prestations sociales, ou justificatif de revenus fonciers, de rentes ou de pensions. Pour un indépendant, deux derniers bilans au maximum.

  • Pour la caution, les mêmes catégories

    La personne qui se porte garante peut se voir demander les mêmes types de pièces, dans les mêmes limites. Ni plus, ni d'une nature différente.

Ce que vous ne pouvez pas exiger, même en le demandant gentiment

Cette seconde liste est celle des documents expressément interdits. Les réclamer expose le bailleur ou l'agence à une amende administrative, et il n'existe pas de motif de prudence qui justifie d'y déroger.

  • Un relevé de compte bancaire

    Interdit, de même que l'attestation de bonne tenue de compte et l'attestation d'absence de crédit en cours. La santé du compte du candidat ne vous regarde pas.

  • Une autorisation de prélèvement automatique

    Vous ne pouvez pas conditionner l'attribution du logement à la mise en place d'un prélèvement.

  • Un extrait de casier judiciaire

    Interdit sans exception.

  • Un dossier médical, une carte d'assuré social

    La carte Vitale et tout élément relatif à la santé sont hors du champ.

  • Un chèque de réservation

    Demander une somme pour bloquer le logement avant la signature du bail est interdit.

  • Un contrat de mariage, un certificat de concubinage, un jugement de divorce

    Sauf la partie du jugement fixant la pension alimentaire, lorsqu'elle est produite comme justificatif de ressources.

  • Une photographie d'identité séparée

    En dehors de celle qui figure sur la pièce d'identité elle-même.

Le contrôle pièce par pièce

Chaque document du dossier dispose d'un moyen de vérification propre, et pour la plupart il est gratuit et accessible en quelques minutes. Prenez-les dans cet ordre.

  1. L'avis d'imposition, par le service de vérification des impôts

    C'est le contrôle le plus rentable du dossier, parce qu'il est binaire. Le service de vérification des avis d'impôt sur le revenu, accessible sur impots.gouv.fr, demande le numéro fiscal et la référence de l'avis, tous deux imprimés sur le document. Il vous répond si l'avis existe, et vous restitue le revenu fiscal de référence réel. Un avis fabriqué ne passe pas cette étape.

  2. Les bulletins de salaire, par l'existence de l'employeur

    Relevez le numéro SIRET porté sur le bulletin et cherchez-le dans l'annuaire des entreprises publié par l'administration. Une entreprise inexistante, radiée, ou dont l'activité déclarée n'a rien à voir avec le poste annoncé, règle la question. Vérifiez ensuite les cumuls annuels en bas du bulletin : sur trois bulletins consécutifs, ils doivent progresser d'un montant cohérent avec le net mensuel.

  3. Le justificatif de domicile, par son code 2D-Doc

    Les factures d'énergie et de télécommunications, ainsi que les avis d'imposition, portent de plus en plus souvent un code 2D-Doc, ce carré de points imprimé en bas de page. Ce code contient une signature électronique des données du document. Une application de lecture 2D-Doc vous dit immédiatement si le contenu affiché correspond au contenu signé. Une facture retouchée conserve son ancien code, qui dénonce alors la modification.

  4. L'attestation d'employeur, par un appel au standard

    Ne composez jamais le numéro imprimé sur l'attestation. Cherchez le standard de l'entreprise par vous-même et demandez le service des ressources humaines. Un numéro de portable en signature d'une attestation d'une entreprise de deux cents salariés est en soi une anomalie.

  5. Le Kbis du candidat indépendant, par son code de contrôle

    Un extrait Kbis numérique porte en haut à droite un code de vérification, et souvent un QR code. Le service de contrôle des greffes valide ce code en ligne et confirme que l'extrait a bien été délivré. Rappelez-vous qu'un Kbis prouve l'existence de la société, pas les revenus de son dirigeant.

  6. Les quittances de loyer, par le bailleur précédent

    Une quittance n'a pas de dispositif de sécurité : c'est un document privé, donc le plus facile à fabriquer de tout le dossier. Le seul contrôle sérieux est de joindre le précédent bailleur, dont le nom figure sur la quittance, en retrouvant ses coordonnées ailleurs que sur le document.

  7. Le dossier déjà vérifié par l'État

    Si le candidat vous transmet un lien vers un dossier constitué sur le service public de constitution de dossier locatif, les pièces ont déjà fait l'objet d'un contrôle. Cela ne vous dispense pas de lire, mais cela déplace utilement la charge.

Les recoupements qui font tomber un faux dossier

Un faussaire soigne les documents un par un. Il ne les met presque jamais d'accord entre eux. Voici les quatre confrontations qui coûtent une minute chacune.

  • Net imposable des bulletins et revenu fiscal de référence

    Additionnez le net imposable des douze mois précédents, ou multipliez le net imposable mensuel par douze, et comparez au revenu fiscal de référence de l'avis d'imposition. L'écart doit s'expliquer par des éléments identifiables. Un salaire gonflé sur les bulletins mais oublié sur l'avis produit un écart immédiatement visible.

  • Employeur du bulletin et employeur de l'attestation

    Raison sociale, SIRET et adresse doivent être strictement identiques d'un document à l'autre. Une lettre de différence dans la dénomination sociale signale deux documents produits par deux mains différentes.

  • Adresse du justificatif de domicile et adresse de l'avis d'imposition

    Elles n'ont pas à être identiques, un déménagement l'explique. Mais l'incohérence doit avoir une explication que le candidat peut donner sans hésiter.

  • Ancienneté annoncée et ancienneté portée sur le bulletin

    Le bulletin de salaire mentionne la date d'entrée dans l'entreprise. Confrontez-la au contrat de travail fourni et au discours tenu pendant la visite.

Les signaux d'un dossier fabriqué

Aucun de ces indices ne prouve rien à lui seul. Deux ou trois réunis justifient de vérifier plus loin avant de signer.

  • Des montants trop ronds

    Un net à payer à 2 500,00 euros exactement, trois mois de suite, sans un centime de variation. Un vrai bulletin bouge : jours ouvrés, tickets restaurant, mutuelle, régularisations.

  • Trois bulletins strictement identiques

    Superposez-les. Si seules les dates et le numéro de mois changent, et que tous les cumuls sont recalculés trop proprement, vous regardez un gabarit rempli trois fois, pas trois documents émis par un logiciel de paie.

  • Un revenu qui colle un peu trop bien à votre annonce

    Le candidat présente exactement trois fois le loyer, au centime près ou presque. C'est le paramètre que les générateurs de faux demandent en premier.

  • Des métadonnées de PDF parlantes

    Ouvrez les propriétés du fichier. Un bulletin de paie authentique est produit par un logiciel de paie ou une chaîne d'édition. Un producteur de PDF qui est un éditeur d'images, une date de création postérieure de quelques heures à votre demande, ou trois documents censés couvrir trois mois et créés à la même minute : ce sont des indices sérieux.

  • Des polices hétérogènes dans une même ligne

    Un chiffre légèrement plus gras, une ligne de base décalée, un espacement irrégulier autour d'un montant. Agrandissez le document à 400 pour cent : la retouche se voit.

  • Une pression pour aller vite

    L'urgence est l'outil de travail du faussaire. Un candidat qui refuse de laisser 48 heures pour vérifier, tout en pressant pour signer, vous dit quelque chose.

Ce que le droit vous autorise, et ce qu'il vous interdit

La vérification est légitime. La manière dont vous la conduisez est encadrée.

  • Vous pouvez vérifier, vous ne pouvez pas trier

    Contrôler l'authenticité des pièces est votre droit. Écarter un candidat en raison de son origine, de son nom, de sa nationalité, de sa situation de famille, de son âge, de son état de santé ou de son handicap est une discrimination pénalement sanctionnée. Le critère légitime est la solvabilité et la véracité du dossier, rien d'autre.

  • Sortir de la liste vous expose

    Réclamer une pièce interdite peut donner lieu à une amende administrative, y compris si le candidat l'a fournie de bonne grâce. Le fait que vous ayez agi par prudence n'est pas un moyen de défense.

  • Vous ne conservez pas les dossiers non retenus

    Les pièces des candidats écartés n'ont pas vocation à rester dans vos fichiers une fois le logement loué. Elles contiennent des données personnelles que rien ne vous autorise à stocker sans finalité, et leur conservation prolongée est un risque pour vous, pas une sécurité.

  • Si vous découvrez un faux après la signature

    La production de faux justificatifs pour obtenir un bail peut fonder une demande d'annulation du contrat devant le juge, et relève par ailleurs du faux et de l'usage de faux. Conservez l'intégralité des pièces reçues, dans leur format d'origine, métadonnées comprises : c'est votre preuve.

Combien de temps y consacrer, réellement

Le contrôle complet d'un dossier tient en un quart d'heure quand on sait où regarder. La vérification de l'avis d'imposition prend deux minutes et élimine la majorité des faux à elle seule. La recherche du SIRET de l'employeur en prend une. La lecture du 2D-Doc du justificatif de domicile, quelques secondes avec un téléphone.

Le reste du temps se passe sur les recoupements, qui ne demandent aucun outil : mettre les documents côte à côte et lire. C'est la partie que presque personne ne fait, et c'est celle qui rapporte le plus.

Un dernier point de méthode. Annoncez au candidat, dès la visite, que vous vérifiez systématiquement les pièces et par quels moyens. Cette phrase, dite à tout le monde de la même façon, dissuade sans discriminer, et elle vous évitera l'essentiel des dossiers fabriqués avant même qu'ils n'arrivent.

Vérifier une pièce du dossier

Questions fréquentes des bailleurs

Non. Le relevé de compte figure sur la liste des pièces expressément interdites, au même titre que l'attestation de bonne tenue de compte et l'attestation d'absence de crédit. Pour vérifier les revenus, vous disposez des bulletins de salaire et de l'avis d'imposition, qui sont eux parfaitement exigibles et, contrairement au relevé, vérifiables auprès de la source.

Le numéro fiscal à treize chiffres et la référence de l'avis sont imprimés sur l'avis lui-même, en première page. Vous n'avez donc rien à demander en plus : si le document que l'on vous remet ne comporte pas ces deux identifiants, ou s'ils sont illisibles, c'est déjà une anomalie en soi.

Pas nécessairement. Un salarié en poste qui cherche un logement peut légitimement ne pas vouloir que son employeur apprenne qu'il déménage ou qu'il constitue un dossier. Dans ce cas, appuyez-vous sur les autres contrôles : vérification de l'avis d'imposition, existence du SIRET, cohérence des cumuls. Ils suffisent le plus souvent à trancher.

Les pièces y sont contrôlées avant d'être transmises, ce qui élimine l'essentiel des faux grossiers et vous fait gagner du temps. Ce n'est pas une garantie de solvabilité pour autant : le dossier atteste que les documents sont authentiques et complets, pas que le candidat pourra payer le loyer sur la durée.

Oui, pour la durée du bail et pour ce qui est nécessaire à sa gestion. En revanche, les dossiers des candidats non retenus n'ont pas vocation à être conservés une fois le logement attribué, et les conserver sans finalité vous met en difficulté au regard de la protection des données.

Refuser un garant au seul motif de sa nationalité est une discrimination. En revanche, vous pouvez apprécier la valeur pratique de la garantie, notamment la difficulté réelle de la mettre en oeuvre, et surtout la vérifiabilité des pièces produites : un justificatif de revenus étranger que vous ne pouvez recouper auprès d'aucune source est un problème objectif, distinct de la nationalité du garant.

Ne détruisez rien et ne modifiez rien : conservez les fichiers reçus tels quels, avec leurs métadonnées. La production de faux justificatifs pour obtenir un bail peut fonder une action en nullité du contrat devant le juge et relève du faux et usage de faux. Prenez conseil avant d'agir : une résiliation menée de travers vous met dans votre tort même quand le locataire vous a trompé.

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