Cómo comprobar un certificado de estar al corriente que le presentan
Compruebe con el CSV si el certificado de estar al corriente que le entrega un proveedor es auténtico, está vigente y procede de la AEAT o de la TGSS.
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Quién emite este certificado y qué acredita exactamente
Cuando una empresa contrata a un proveedor, subcontrata una obra o tramita una subvención, pide un certificado de estar al corriente. El documento que recibe parece siempre el mismo, pero no lo es, y esa confusión es el origen de la mayor parte de los problemas.
Existen al menos dos certificados estatales distintos, emitidos por dos organismos que no se hablan entre sí. La Agencia Estatal de Administración Tributaria expide el certificado de estar al corriente de las obligaciones tributarias. La Tesorería General de la Seguridad Social expide el suyo respecto de las obligaciones con la Seguridad Social. Cada uno acredita únicamente lo que le compete: un certificado impecable de la AEAT no dice absolutamente nada sobre las deudas de esa empresa con la Seguridad Social.
A esos dos se suman los certificados de las haciendas autonómicas y de los ayuntamientos, que acreditan las obligaciones con esa administración concreta y con ninguna otra. Antes de comprobar la autenticidad del papel, por tanto, compruebe que el papel es el que usted necesitaba. Recibir un certificado municipal cuando lo que exigía su procedimiento era el estatal es un error frecuente, y no lo resuelve ninguna verificación técnica.
Lo que debe aparecer en el documento
Antes de verificar nada en línea, lea el certificado. Estos elementos deciden si el documento le sirve.
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El organismo emisor, con su nombre completo
AEAT, Tesorería General de la Seguridad Social, la agencia tributaria autonómica correspondiente o el ayuntamiento. Aparece en la cabecera y determina el alcance de todo lo demás.
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El código seguro de verificación
El CSV, una cadena alfanumérica impresa normalmente en el margen o al pie. Es la pieza clave: sin él, no hay comprobación posible y usted solo tiene un PDF.
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El sentido del certificado
Positivo o negativo. Un certificado positivo acredita que el interesado está al corriente. Uno negativo acredita justamente lo contrario, y sigue siendo un documento auténtico. Lea el cuerpo del texto, no dé por hecho el resultado porque le hayan entregado un certificado.
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La identificación del interesado
Denominación social o nombre, y NIF o NIE. Debe coincidir con la entidad con la que usted va a contratar, no con una sociedad del mismo grupo ni con el administrador a título personal.
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La fecha de expedición
El certificado es una fotografía de un momento concreto. Una empresa al corriente en enero puede no estarlo en septiembre.
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El plazo de validez
El propio documento indica hasta cuándo surte efecto. No lo deduzca ni aplique una regla que haya oído: léalo en el certificado, porque varía según el tipo de certificado y la finalidad para la que se expidió.
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La finalidad, cuando la tiene
Algunos certificados se expiden para un fin determinado, por ejemplo a efectos de subcontratación o de obtención de subvenciones. Un certificado genérico no sustituye al específico cuando la norma exige este último.
La comprobación, paso a paso
Todo el procedimiento es gratuito, no requiere certificado digital propio y se resuelve en un par de minutos. El paso tercero es el único que da una respuesta concluyente.
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Identifique la sede electrónica correcta
Cada organismo verifica sus propios documentos. Un CSV de la AEAT solo se coteja en la sede electrónica de la AEAT, y uno de la Seguridad Social en la suya. Introducirlo en la sede equivocada devuelve un error que no significa nada.
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Localice el servicio de cotejo
Busque en esa sede la opción de cotejo o comprobación de documentos mediante código seguro de verificación. La normativa española de administración electrónica obliga a las administraciones a ofrecer este servicio, precisamente para que cualquiera pueda contrastar una copia con el original.
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Introduzca el CSV y compare el original
El servicio le devuelve el documento tal y como se emitió. No se limite a comprobar que aparece algo: abra el original y compárelo línea a línea con el papel que le han dado. El sentido positivo o negativo, la fecha y el NIF son los tres campos que se manipulan.
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Verifique el otro organismo
Si su procedimiento exige estar al corriente con Hacienda y con la Seguridad Social, necesita los dos certificados y debe cotejar los dos. Uno no cubre al otro, y aceptar solo el que le han querido dar es exactamente el hueco por el que se cuela el riesgo.
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Compruebe la vigencia frente a su calendario
Contraste la fecha de expedición y el plazo indicado con el momento en el que usted va a firmar o a pagar. Un certificado que caduca antes de la firma no le protege, aunque sea auténtico.
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Guarde la prueba del cotejo
Archive el documento original descargado desde la sede, no solo el que le entregó el proveedor, y anote la fecha de la comprobación. Si más adelante se discute su diligencia, esa descarga es la prueba.
Manipulaciones y confusiones habituales
El certificado no lleva holograma, ni papel de seguridad, ni tinta especial. Es un PDF. Toda su seguridad reside en el CSV, y por eso las manipulaciones se concentran en hacer que usted no lo use.
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El negativo convertido en positivo
La intervención más directa: se edita el párrafo que declara el resultado. El documento conserva su CSV real, de modo que el cotejo muestra el original y deja la modificación a la vista de inmediato.
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El certificado antiguo con fecha nueva
Un certificado auténtico de hace un año, cuando la empresa sí estaba al corriente, con la fecha retocada. El CSV sigue apuntando al original, que muestra la fecha verdadera.
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El CSV ilegible o recortado
Un escaneo de mala calidad justo en la zona del código, o un PDF al que le falta el margen. Rara vez es casualidad. Pida el documento electrónico original, no una copia escaneada.
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El certificado de la administración equivocada
Se entrega un certificado municipal o autonómico donde se exigía el estatal. El documento es perfectamente auténtico y no sirve para lo que usted necesita.
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El certificado de otra sociedad del grupo
El NIF del certificado no es el de la entidad que va a firmar el contrato. Comprobar el NIF lleva cinco segundos y evita el problema entero.
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La captura de pantalla de la sede
Una imagen de una pantalla no es un certificado. No lleva CSV utilizable, no se puede cotejar y se modifica sin esfuerzo.
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El certificado genérico en lugar del específico
Cuando la norma exige un certificado expedido a un efecto concreto, como la subcontratación, el certificado genérico no produce el mismo efecto liberatorio. Aquí el problema no es la autenticidad, sino la eficacia.
Documento auténtico y documento retocado
Si no puede cotejar el CSV en ese momento, estos indicios le orientan. Ninguno sustituye al cotejo.
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Tipografía del párrafo clave
Auténtico: el texto se genera de una sola vez, con una tipografía homogénea. Retocado: la palabra o la línea sustituida suele quedar medio milímetro desplazada, con un grosor ligeramente distinto. Amplíe el PDF al cuatrocientos por ciento y se ve.
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Propiedades del archivo
Auténtico: el productor del PDF corresponde a la cadena de emisión de la administración. Retocado: aparece un editor de PDF o de imagen, o la fecha de modificación es posterior a la de creación.
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Firma electrónica
Muchos certificados llevan firma electrónica incorporada. Un lector de PDF le indica si la firma es válida y si el documento ha sido alterado después de firmarse. Una firma que aparece como inválida cierra la cuestión.
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Coherencia interna
Auténtico: la fecha del encabezado, la del pie y la codificada en el CSV coinciden. Retocado: quien cambia una fecha casi nunca cambia las tres.
Por qué esto le importa a usted y no solo a su proveedor
La comprobación no es un trámite burocrático. En varios supuestos, no hacerla traslada a usted una deuda que no es suya.
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Responsabilidad del contratista
La Ley General Tributaria prevé que quien contrata o subcontrata obras o servicios de su actividad económica principal puede responder subsidiariamente de determinadas deudas tributarias del subcontratista. Obtener del subcontratista el certificado específico previsto a estos efectos, y conservarlo, es el mecanismo que le libera. Un certificado genérico, o un certificado que resultó ser falso y que usted no cotejó, no cumplen esa función.
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Contratación pública y subvenciones
Estar al corriente con Hacienda y con la Seguridad Social es requisito para contratar con el sector público y para ser beneficiario de subvenciones. En estos procedimientos la administración suele consultar los datos directamente, con el consentimiento del interesado, en lugar de pedir el papel.
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Un certificado no es un informe de solvencia
Acredita la ausencia de deudas exigibles con ese organismo en esa fecha. No dice nada sobre la tesorería de la empresa, ni sobre sus deudas con proveedores, ni sobre su capacidad de terminar el trabajo. Es una pieza del análisis, no el análisis.
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Protección de datos
Cuando el certificado se refiere a una persona física, contiene datos personales. Conórvelos solo mientras subsista la finalidad que justificó pedirlos, y no los reutilice para otra cosa ni los difunda internamente más allá de quien deba verlos.
Qué hacer si el cotejo falla
Que el servicio no reconozca el CSV no significa automáticamente que el documento sea falso, y conviene saberlo antes de decirle nada al proveedor.
Las causas inocuas son varias. Un error al teclear el código, un cero leído como una letra, un certificado emitido por una administración distinta de aquella cuya sede está consultando, o un documento tan reciente que aún no está disponible para cotejo. Repita la operación una vez, despacio, y asegúrese de estar en la sede del organismo que figura en la cabecera.
Si tras ese segundo intento el resultado sigue siendo negativo, plántelo sin acusaciones: el documento no se puede cotejar y usted necesita uno que sí. Pida que el proveedor descargue de nuevo el certificado desde la sede electrónica correspondiente y se lo envíe en su formato electrónico original. Una empresa que efectivamente está al corriente resuelve eso en unos minutos, y sin discutir. La que no puede ya le ha contestado.
Preguntas frecuentes
No. Son dos certificados independientes emitidos por dos organismos distintos. El de la Agencia Tributaria acredita las obligaciones tributarias estatales y el de la Tesorería General de la Seguridad Social acredita las obligaciones con la Seguridad Social. Si su procedimiento exige ambas cosas, necesita los dos documentos y debe cotejar los dos.
Sí. El cotejo mediante código seguro de verificación es un servicio de acceso libre en las sedes electrónicas: basta con introducir el código impreso en el documento. No necesita identificarse ni disponer de certificado propio, porque no está consultando datos, sino contrastando un documento que ya obra en su poder.
Depende del tipo de certificado y de la finalidad para la que se expidió, y el propio documento indica su plazo. No aplique una regla general que haya oído: léalo en el certificado y contrástelo con la fecha en que va a firmar o pagar.
Al contrario: es auténtico y le está diciendo algo importante. Un certificado negativo acredita que el interesado no está al corriente. Se emite con la misma validez que el positivo. Si alguien se lo entrega dando por supuesto que usted no lo leerá, ya sabe qué tipo de relación está empezando.
Sirve para acreditar las obligaciones con esa administración concreta, y para nada más. Si lo que su procedimiento exige es el estar al corriente con la Agencia Estatal de Administración Tributaria, un certificado autonómico o municipal no lo sustituye por muy auténtico que sea.
El específico se expide a los efectos previstos para la contratación y subcontratación de obras y servicios, y es el que produce el efecto de liberar al contratista de la responsabilidad subsidiaria por las deudas tributarias del subcontratista. El genérico informa, pero no cumple esa función. Si contrata o subcontrata, pida el específico y consérvelo.
Es al menos una señal que conviene atender. Descargar de nuevo un certificado desde la sede electrónica no cuesta nada ni lleva tiempo, y no revela ninguna información adicional respecto de la copia que ya le entregó. La resistencia a repetir una operación gratuita e inocua suele explicarse por el resultado que se obtendría.
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